Carey Nieuwhof

Wie oft hast du dich am Ende eines Tages schon gefragt, wo die Zeit geblieben ist? Oder, genauer, wo deine Produktivität geblieben ist? Willkommen im Club.

Die Produktivität eines Angestellten ist wahrscheinlich leichter zu messen, wenn er bei, sagen wir, Starbucks oder Walmart arbeitet, wo man mit zählbaren Dingen zu tun hat (wie viele Caffè Latte hast du in der letzten Stunde zubereitet … bei wie vielen Kunden hast du abkassiert?).

Aber in der Welt des christlichen Dienstes oder der Büroarbeit ist das eine ganz andere Geschichte. Was passiert hier? Eine gute Frage. Der Feind vieler Leiter und ihrer Mission sind zeitraubende, uneffektive Praktiken, die einen immensen Teil ihrer verfügbaren Zeit beanspruchen. Und wenn es dir nicht gelingt, deine Zeit in den Griff zu bekommen, wird es dir auch nie gelingen, dein Leben oder deine Leiterschaft in den Griff zu bekommen.

Ich möchte dir fünf Zeitdiebe nennen, die ich gelernt habe einzudämmen oder aus meinem Leben zu verbannen. Du findest sie im nachfolgenden Text. Und natürlich bekommst du sie kostenlos. Aber darüber hinaus möchte ich dich auf eine tiefergehende Reise einladen. Wenn du es satt hast, festzustecken; wenn du es satt hast, bei deiner Arbeit immer nur zum Teil effektiv zu sein und so viel Potenzial ungenutzt zu lassen, möchte ich dir den High Impact Leader-Kurs empfehlen.

In The High Impact Leaderzeige ich dir, wie du deine Zeit und deine Energie effektiv nutzen und gewinnbringend für deine Prioritäten einsetzen kannst. Hier nun jedoch erst einmal fünf Möglichkeiten, wie du eine bis drei produktive Stunden pro Tag zurückgewinnen kannst.

  1. Vermeide ständige Unterbrechungen durch lästige Fragen.

Soll ich dir sagen, was ich wirklich über dieses Thema denke?

Wie oft stören dich den Tag über Menschen mit lästigen Fragen, die nicht wirklich so wichtig oder dringend sind? Lass mich eine Vermutung anstellen … ständig. Die meisten dieser Fragen kommen von den Menschen, mit denen du am engsten zusammenarbeitest – von Menschen, die dir unterstellt sind, oder von jenen, denen du unterstellt bist. Ich sage dir, was du dagegen tun kannst: Bitte sie einfach, ihre Fragen für einen späteren Zeitpunkt zu sammeln. Wenn sie das tun, sparen alle Zeit.

Rege die Menschen um dich herum dazu an, sich so viele ihrer Fragen wie nur menschenmöglich bis zu eurem wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Treffen aufzuheben. Auf eurem Donnerstagstreffen wird dann eines von drei Dingen passieren:

Die Frage oder das Problem wird sich erledigt haben. Was am Dienstag noch wichtig erschien, war tatsächlich völlig unwichtig oder wurde zwischenzeitlich anders gelöst. Damit gewinnen alle.

Ist das nicht der Fall, kannst du während eures Treffens am Donnerstag in einem dreiminütigen Gespräch oft etwas lösen, das sonst zwischen Montag und Mittwoch zehn hin- und hergehende E-Mails erfordert hätte. Das erspart dir Zeit und Qualen.

Eine dritte Möglichkeit ist, dass das Problem wirklich nicht warten kann und du dich deshalb sofort damit befassen musst. Es ist gut, sich zeitnah um dringende und wichtige Angelegenheiten zu kümmern. Normalerweise ist die Zahl dieser Probleme jedoch sehr klein, deshalb sparst du immer noch Zeit, wenn du all die lästigen Dinge, die ohnehin keine Rolle spielen, auf später vertagst.

Für den Fall, dass aus deinem Team jemand etwas anspricht, das keine Woche warten kann, oder es einfach zu viele Probleme gibt, solltest du dir täglich 5 bis 15 Minuten reservieren, in denen du dich mit den betreffenden Personen triffst oder dich per Telefon oder Videoanruf mit ihnen unterhältst. Auf diesem Weg lässt sich sehr vieles regeln und es wird deinen E-Mail-Verkehr enorm reduzieren. Aber nochmals: So vieles, was am Dienstag noch wichtig ist, spielt am Donnerstag überhaupt keine Rolle mehr. Also warte bis Donnerstag. Dabei gewinnen alle.

  1. Schalte die Benachrichtigungen auf deinem Mobiltelefon auf stumm

Natürlich wirst du von anderen Menschen unterbrochen. Aber wie oft wirst du von den Benachrichtigungen, die du auf deinem Mobiltelefon zugelassen hast, gestört? Vor einigen Jahren habe ich auf meinem Mobiltelefon und sämtlichen anderen Geräten alle Benachrichtigungen, außer jenen für Textnachrichten, ausgeschaltet. Musst du es wirklich sofort erfahren, wenn jemand dein Instagram-Foto gefällt? Natürlich nicht. Dasselbe gilt für E-Mails. Warum solltest du deine E-Mail-Benachrichtigungen eingeschaltet lassen, wenn du dich ein- oder zweimal am Tag in deinen Account einloggen und dich dann mit allem befassen kannst, was eine Aktion erfordert?

Gemäß der New York Timeswird ein Büroangestellter durchschnittlich alle 11 Minuten unterbrochen. Und nach jeder Unterbrechung dauert es 25 Minuten, bis er wieder konzentriert arbeiten kann. Kein Wunder also, dass du deine Arbeit nicht erledigt bekommst. Diese Gleichung geht nicht auf. Du kannst Ablenkungen vermeiden, indem du alle Benachrichtigungen, außer jenen für Textnachrichten, auf deinem Telefon deaktivierst.

Darüber hinaus solltest du dein Team anweisen, dir nur zu schreiben, wenn es wirklich sehr dringend ist. Fokussierte Leiter sind immer die besseren Leiter. So einfach ist das.

  1. Zieh dich aus lauten Büros, wo du ständig abgelenkt wirst, zurück

Eine der größten Herausforderungen für Büroangestellte besteht darin, einen ruhigen Ort zu finden, wo sie große Projekte in Angriff nehmen können. Auch wenn du ein eigenes Büro hast, kann es schwierig sein, für einige Stunden ungestört zu bleiben. Hier sind einige schnelle Tricks:

  • Schließ deine Tür.Manchmal musst du vielleicht auch einen Zettel an die Tür kleben, auf dem es heißt: „Bitte bis 11.00 Uhr nicht stören.“
  • Arbeite außerhalb der Firma.Versuche, zu Hause zu arbeiten, in einem Café (obwohl es auch dort laut sein kann), einem Park oder irgendeinem anderen Ort, wo du nicht gestört wirst.
  • Wenn du in einem Großraumbüro arbeitest, kannst du an einem gut sichtbaren Ort auf deinem Schreibtisch einen Zettel platzieren, auf dem du deine Kollegen bittest, dich nicht zu stören.
  • Wenn alles andere fehlschlägt,setz dir Kopfhörer auf. Auch wenn du nicht mit Musik arbeiten kannst – allein die Tatsache, dass du Kopfhörer trägst, vermittelt den Menschen um dich herum, dass sie dich nicht ansprechen sollen. Die Kombination von Ohrhörern und einem Zettel, auf dem steht „Bitte nicht stören“ ist eine fantastische Botschaft für deine Umwelt, dich für eine Weile in Ruhe zu lassen. Für die meisten Leiter gilt: Je ruhiger der Ort, umso höher die Produktivität. Deshalb schaffe dir einen Ort, an dem du ungestört bist.
  1. Arbeite nicht, wenn alle anderen arbeiten

Wenn du im Hinblick auf deine Bürozeiten flexibel bist, nutze das aus. Wenn du kannst, versuche, eine oder zwei Stunden früher anzufangen. In unserer Gesellschaft ist es nicht so schwer, der frühe Vogel zu sein. Die meisten Menschen versuchen es nicht einmal. Und du fängst tatsächlich mehr Würmer, wenn du früh anfängst.

Mit der Arbeit verhält es sich ganz ähnlich wie mit dem Verkehr: Um 5.00 Uhr morgens hast du die Straße für dich allein. Um 8.00 Uhr morgens brauchst du für dieselbe Strecke dreimal so lang. Du musst nicht um 5.00 Uhr im Büro sein, aber ich wette, dass es dort um 7.00 Uhr und manchmal sogar auch um 8.00 Uhr noch recht ruhig ist.

Mit einem ruhigen Start in den Tag wirst du so viel weiter vorankommen. Dann hast du das Büro für dich allein, was bedeutet, dass du ungestört arbeiten kannst. Du kannst ungestört nachdenken und deine wichtigsten Aufgaben ohne Unterbrechungen erledigen. Und wahrscheinlich kannst du dann auch früher gehen. Wenn du arbeitest, während auch alle anderen arbeiten, wirst du immer darum kämpfen müssen, wirklich produktiv zu sein.

  1. Kämpfe nicht gegen deine Leistungstiefs an

Wir alle haben den Tag über Zeiten, in denen unsere Energie einen Tiefpunkt erreicht. Was tust du normalerweise, wenn du am Schreibtisch einschlafen könntest oder mit leerem Blick eine Stunde lang auf die Wand starrst? Die meisten von uns versuchen, uns durch diese Phase hindurchzukämpfen, stimmts? Und zu manchen Zeiten müssen wir das auch. Aber was ist mit den anderen Zeiten?

Was wäre, wenn du das nicht tun würdest? Was wäre, wenn du auf deine Leistungstiefs eingehen würdest, statt gegen sie anzukämpfen? Statt noch weitere 30 Minuten stumpfsinnig auf deinen Bildschirm zu starren, steh auf. Strecke dich. Mach ein Schläfchen. Geh spazieren. Hol dir einen Kaffee. Oder mach vielleicht sogar Feierabend.

Dieser Faktor hat ganz entscheidend dazu beigetragen, dass ich in der Lage bin, gleichzeitig Blogs und Bücher zu schreiben, Podcasts zu verfassen, in unserer Gemeinde zu lehren und Ehemann und Vater zu sein. Das Fazit? High Impact Leader kämpfen nicht gegen die Phasen, in denen ihre Energie niedrig ist, an, sondern gehen auf sie ein. Hör auf, gegen deine Leistungstiefs anzukämpfen. Akzeptiere sie und nutze sie zu deinem Vorteil!

Hier ist der Originalbeitrag auf Englisch

Carey Nieuwhof ist Hauptpastor der Connexus Community Church of Toronto, Kanada und hält Vorträge auf Konferenzen und in Gemeinden zu den Themen: Leiter und ihre Führungsqualitäten, Familien, Kindererziehung und persönliche Wiederherstellung. Mehr unter:  www.careynieuwhof.com